客户背景

某外资贸易公司,上海办事处,主营进出口贸易。客户分布全球,业务高度依赖邮件沟通、文件协作、海外总部 ERP 系统访问。

  • 规模:百人级团队,含部分外籍员工
  • 办公地点:上海市中心写字楼
  • 原 IT 配置:无专职 IT(行政兼任),关键问题靠厂商售后
  • 合作方式:年度 IT 全托管

客户原本的痛点

对接前与客户进行了 2 次现场访谈与 IT 现状梳理,主要问题集中在以下方面:

  1. 邮箱不稳定。使用自建 Exchange 邮箱,经常发往海外客户的邮件被拒收或丢进垃圾箱,关键报价单延迟,影响成单。
  2. VPN 频繁断开。访问海外总部 ERP 系统需通过 VPN,高峰时段卡顿严重,业务人员经常无法实时查询订单状态。
  3. 文件服务器混乱。合同、报价单、客户资料分散在各部门电脑和共享文件夹,版本混乱,人员离职后关键文件失踪。
  4. IT 响应慢。兼职 IT 经验有限,稍复杂问题需联系硬件/软件厂商,平均响应周期 1 天,关键业务受影响。
  5. 外籍员工支持难。外籍员工设备多为英文系统,办公软件、域账号配置流程不熟悉,入职两周才能正常开工。

我们的解决方案

签约后启动数周的接入改造期 + 长期年度托管。

1. 邮箱迁移与合规配置

将自建 Exchange 迁移到 Microsoft 365 商业标准版,完整配置 SPF / DKIM / DMARC 反向 DNS 记录,解决邮件被拒收问题。迁移过程零中断,所有历史邮件保留。

2. SD-WAN 跨境网络优化

部署企业级 SD-WAN 设备,为访问海外 ERP 系统建立专属优化通道,VPN 替换为更稳定的方案。带宽分级 QoS,保障 ERP / 视频会议优先级。

3. 统一文件服务器

部署内部 NAS 文件服务器 + 权限分级(销售/采购/财务/管理层),保留历史版本,自动备份至异地。建立文件命名与归档规范,3 个月内迁移所有部门历史数据。

4. IT 服务统一收口

客户内部建立企业微信 IT 服务群,所有员工 IT 问题统一进群提交工单。我方配置 2 名专属服务工程师(主+备),工作时间 30 分钟内响应。

5. 外籍员工支持

建立中英文双语的"新员工 IT 入职手册"与标准化设备配置流程,新外籍员工入职当天 IT 设备到位、账号开通完毕。

实施节奏

  • 初期:现场勘察 + IT 资产盘点 + 网络架构梳理 + 邮箱迁移方案确认
  • 中期:SD-WAN 设备到货部署 + 邮箱试迁移(管理层先行)
  • 后期:全员邮箱迁移 + 文件服务器上线 + 权限分级
  • 收尾:服务群上线 + 员工 IT 入职流程发布 + 接入完成

合作效果

  • 故障响应:平均响应时间从约 6 小时缩短至 30 分钟内,关键故障 3 小时内现场处理
  • 邮件投递率:海外发件投递成功率从约 75% 提升至 98% 以上
  • ERP 访问效率:跨境访问延迟从约 800ms 降至 240ms,效率提升约 3 倍
  • 新员工入职效率:设备与账号配齐时间从 1.5 个工作日缩短至 4 小时内
  • 年度 IT 成本:综合下降约 30%(节省约 15 万元/年),且服务范围扩大

"以前邮箱发不出去就要找老板汇报丢单的事,现在基本不再发生。IT 问题进了一个群,有人响应、有人处理,业务部门终于能专心做业务。"

—— 客户行政总监

本案例使用的服务

相关行业方案

本案例属于贸易 / 外资公司 IT 解决方案,详见行业方案页面。